L’extension CSV vous aide à enregistrer, sous forme de valeurs délimitées par de virgules, des informations tabulaires. Elle est plus qu’efficace lorsqu’il s’agit de s’occuper de la gestion d’une grande base de données. Le fichier CSV est tout le contraire de ceux faits en formats dits binaires. Il est employé pour exporter des données tabulaires d’un programme à l’autre. Voici tout ce qu’il faut savoir du format CSV.

C’est quoi l’extension CSV ?

C'est quoi l'extension CSV ?

Photo de @Laix.Luth via twenty20.com

L’extension CSV est un fichier de texte appelé fichier tableau. CSV signifie Comma-Separated Values, qu’on peut définir comme des données séparées par une virgule. Autrement dit, les fichiers sont créés de sorte que les virgules constituent un caractère de séparation à part entière. Ainsi, chaque élément de l’extension équivaut à une ligne de texte dans le fichier texte. Les informations de ce type de fichier sont enregistrées sur des lignes bien spécifiques. Elles sont souvent nombreuses et peuvent être combinées. Par contre, cela ne veut pas dire qu’elles seront connectées entre elles.

Un fichier CSV peut être lu par n’importe quel outil informatique. Vous avez la possibilité de l’ouvrir par exemple avec :

  • Le bloc-notes
  • Wordpad
  • Open Office
  • Microsoft Excel.

Ainsi, ce genre de fichier est considéré comme un format universel. La taille d’une extension CSV est très pratique. En effet, elle ne nécessite pas de mise en forme ni d’emploi de police spéciale. Par conséquent, elle est plus légère, plus compacte, mais complète.

De plus, le fichier CSV doit suivre certaines règles afin d’être lu correctement par n’importe quel logiciel. Aucun saut de ligne ne doit être présent, ce qui signifie que chaque ligne doit comporter des données. Cependant, si vous voulez que des cellules soient vides, les virgules sont tout de même nécessaires. En plus, chaque ligne est tenue d’être pareille à la précédente. Elle doit donc avoir un nombre de champs identique.

Comment créer un fichier CSV ?

Les fichiers de format CSV peuvent être créés par Bloc-NotesGoogle SpreadsheetsOpenOffice Calc et Microsoft Excel.

Employez Bloc-Notes

Employez Bloc-Notes

En premier lieu, ouvrez l’application Bloc-Notes. Inscrivez les données que vous souhaitez sur la première ligne. Prenez le soin de les séparer par des virgules. Aucun espace ne doit être entre les entrées. Par la suite, entrez les données de vos produits si vous en vendez. Il s’agit d’indiquer le nom, le prix et la description de vos produits.

Continuez le même processus sur la deuxième ligne. Assurez-vous qu’aucun champ ne soit laissé vide. Si c’était le cas, ajoutez une virgule au risque de voir les autres champs se décaler d’une ligne. Par la suite, cliquez sur « Fichier » et sur « Enregistrer sous ». Renommez après le fichier en saisissant un nom suivi par l’extension.csv. Enfin, tapez sur « Enregistrer ». Votre fichier CSV est prêt à l’emploi.

Servez-vous de Microsoft Excel, Google Spreadsheets ou OpenOffice Calc

Servez-vous de Microsoft Excel, Google Spreadsheets ou OpenOffice Calc

Avant tout, ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans Microsoft ExcelOpenOffice Calc ou Google Spreadsheets. Inscrivez vos données dans les cellules de la première ligne située en haut de la feuille de calcul. À titre illustratif, vous pouvez inscrire les informations des produits que vous vendez. Pour cela, écrivez le nom de l’article dans la cellule A1. La cellule B1 doit comporter le prix de l’article et C1 la description de l’article. Remplissez ainsi chaque colonne. Dès que vous avez rempli la feuille avec vos informations, cliquez sur « Fichier ». Après, sélectionnez « Enregistrer sous ».

En revanche, si vous vous servez de Google Spreadsheets, le processus d’enregistrement est légèrement différent. Vous verrez plutôt l’écriture « Fichier > Télécharger au format ». Ensuite, un menu déroulant « Type » s’affiche. Vous sélectionnez dans ce dernier CSV. Enfin, vous renommez votre extension et vous appuyez sur « Enregistrer ». C’est fait ! Vous venez de générer un fichier CSV. Les virgules sont incorporées immédiatement au document créé.

Quel est l’intérêt du format CSV ?

Quel est l'intérêt du format CSV ?
Image par Welcome to all and thank you for your visit ! ツ de Pixabay 

Le format CSV peut servir dans plusieurs domaines. Il est très utile pour l’export d’articles pour gérer les produits d’un e-commerce. Par exemple, ce format est pratique dans un logiciel de facturation. Il sert à importer ou exporter des listes de fournisseurs, de clients, des relevés bancaires ou des listes d’articles. Il permet également d’exporter des informations à partir d’un outil SEO ou de web analytique. Ces données servent quant à elles à traiter ultérieurement ses propres logiciels ou comptes rendus.

De plus, les fichiers CSV sont utilisés afin de préparer des listes de marchandises en ce qui concerne le marketing d’affiliation. Ils sont employés aussi pour l’exportation d’informations pour préparer des fichiers qui sont fournis en CSS.

Par ailleurs, le format CSV offre l’avantage d’analyser facilement des données brutes. Pour cela, il faut utiliser des logiciels de bureau traditionnels. De même, les fichiers CSV permettent de générer des rapports réguliers sur les positions des mots-clés en SEO. Ils peuvent aussi donner une idée des URL existantes.

Comment transformer un fichier format CSV en tableau Excel ?

Pour réussir cette opération, commencez par ouvrir votre fichier au format CSV. Choisissez votre première colonne d’informations. Allez après dans le menu DATA. Tapez ensuite la partie qui dit « Text to Column ». Cliquez sur « Delimited », qui veut dire délimité (en français), puis sur « next » (suivant).

Dès que la page suivante s’affiche, il faut que vous spécifiiez la façon dont vous souhaitez délimiter les informations à Excel. En effet, le tableur Excel considère par défaut que les données sont séparées à l’aide d’espaces. C’est donc à vous d’inscrire ce que vous désirez comme délimitation. Si vos données sont scindées par des « ” », vous allez remarquer que cette délimitation n’existe pas dans les choix à votre disposition. Vous devez par conséquent, cocher la case « Autre » (Other en anglais).

Indiquez par la suite, le symbole « ” » dans la case à côté. Vous avez ainsi la possibilité d’avoir une petite idée, dans une fenêtre, de comment les informations vont s’afficher. Tapez enfin sur « Suivant » et finissez avec un clic sur « Terminer ». En outre, vous pouvez toujours enregistrer votre nouveau fichier dans un format.xls. Il vous suffit d’aller dans le menu Enregistrer et de cliquer sur la commande qui porte le même nom.

Voilà ! Vous venez de réussir la procédure de transformation d’un fichier format CSV en tableau Excel.

Image de couverture : khaleddesigner / Shutterstock.com

Source article : Support Microsoft